Verhaltenskodex für Auftragnehmer

I. Einführung

RED GLOBAL ("Wir" oder "RED") ist ein Unternehmen im Bereich der Personalbeschaffung sowie -Vermittlung, das in mehreren Regionen der Welt tätig ist.

Wir setzen uns selbst hohe ethischen und soziale Standards und erwarten von allen unseren Auftragnehmern, dass sie dies gleichermaßen tun und sich ethisch, gesetzestreu und professionell verhalten.

Daher haben wir einen Verhaltenskodex entwickelt, der diese Kernprinzipien widerspiegelt und die Mindeststandards festlegt, die von allen Auftragnehmern unseres Unternehmens eingehalten werden müssen.

Wenn Auftragnehmer für RED tätig sind, erwarten wir, dass sie sich an die folgenden Grundsätze halten:

II. Gesetzestreue

Zusätzlich zur Einhaltung der in diesem Kodex festgelegten Standards muss der Auftragnehmer bei der Durchführung der Vereinbarung mit RED alle geltenden Gesetze und Vorschriften des Landes, in dem RED ansässig ist (und falls zutreffend, den Gesetzen und Vorschriften in anderen Rechtsgebieten, in denen der Lieferant tätig ist), einschließlich der Gesetze und Vorschriften zu den in diesem Kodex behandelten Themen, befolgen. Dieser Kodex gilt für Aktivitäten an den Standorten, an denen die Dienstleistungen des Auftragnehmers erbracht werden.

III. Datenschutz und Privatsphäre

1. Einhaltung der Datenschutzgesetze:

Auftragnehmer müssen alle geltenden Datenschutzgesetze und -vorschriften einhalten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union und alle anderen relevanten nationalen oder internationalen Gesetze.

2. Zweck der Datenverarbeitung:

Auftragnehmer dürfen personenbezogene Daten, die sie von uns oder in unserem Auftrag erhalten haben, nur für die in unserer Vereinbarung oder unserem Vertrag festgelegten Zwecke verarbeiten. Jegliche zusätzliche Verarbeitung muss schriftlich vereinbart werden und den geltenden Gesetzen entsprechen.

3. Vertraulichkeit und Sicherheit:

Auftragnehmer müssen die Vertraulichkeit, Integrität und Sicherheit aller personenbezogenen Daten sicherstellen, die sie im Auftrag unserer Organisation verarbeiten. Dies umfasst die Umsetzung angemessener technischer und organisatorischer

Maßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Änderung oder Zerstörung personenbezogener Daten.

4. Datensparsamkeit:

Auftragnehmer dürfen nur personenbezogene Daten erheben, verarbeiten und speichern, die für die Erfüllung ihrer Verpflichtungen aus der Vereinbarung oder dem Vertrag erforderlich sind. Sie dürfen keine übermäßigen oder irrelevanten personenbezogenen Daten erheben.

5. Rechte der betroffenen Personen:

Auftragnehmer müssen unsere Organisation bei der Erfüllung von Anfragen der betroffenen Personenrechte unterstützen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Zugang, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit, wie von den geltenden Datenschutzgesetzen gefordert.

6. Auftragsverarbeitung:

Auftragnehmer dürfen die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung an Unterauftragnehmer vergeben oder Unterauftragnehmer mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragen. Wenn Unterauftragsvergaben zulässig sind, müssen Auftragnehmer sicherstellen, dass Unterauftragnehmer die gleichen Datenschutzverpflichtungen einhalten wie in diesem Verhaltenskodex festgelegt.

7. Datenübermittlung:

Auftragnehmer dürfen personenbezogene Daten nicht außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder anderer Rechtsgebiete mit ähnlichen Datenschutzstandards übertragen, ohne unsere ausdrückliche Zustimmung und die Gewährleistung angemessener Garantien, wie Standardvertragsklauseln oder verbindliche Unternehmensregeln.

8. Benachrichtigung bei Datenschutzverletzungen:

Auftragnehmer müssen uns unverzüglich über jede Datenschutzverletzung informieren, die die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten betrifft. Die Benachrichtigung sollte alle relevanten Einzelheiten des Vorfalls, dessen Auswirkungen und alle ergriffenen oder vorgeschlagenen Abhilfemaßnahmen enthalten.

9. Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA):

Auftragnehmer müssen DSFA durchführen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder von uns angefordert wird, um die Auswirkungen von Datenverarbeitungsaktivitäten auf die Datenschutzrechte der betroffenen Personen zu bewerten und geeignete Maßnahmen zur Risikominderung zu ergreifen.

10. Schulung und Sensibilisierung:

Auftragnehmer müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter, die an der Verarbeitung personenbezogener Daten beteiligt sind, angemessene Schulungen zu Datenschutzgesetzen, -vorschriften und -best practices erhalten. Sie sollten auch innerhalb ihrer Organisation die Datenschutzsensibilisierung fördern.

11. Audits und Überwachung der Einhaltung:

Auftragnehmer müssen uns oder unserem Kunden erlauben, ihre Datenverarbeitungsaktivitäten, Einrichtungen und Dokumentationen zu überprüfen, um die Einhaltung dieses Verhaltenskodexes und der geltenden Datenschutzgesetze sicherzustellen. Auftragnehmer müssen bei solchen Audits vollständig zusammenarbeiten und erforderliche Unterstützung und Informationen bereitstellen.

12. Nichteinhaltung und Abhilfemaßnahmen:

Die Nichteinhaltung dieses Verhaltenskodexes oder der Datenschutzgesetze kann zur Beendigung der Vereinbarung oder des Vertrags, rechtlichen Schritten oder anderen im geltenden Recht vorgesehenen Maßnahmen führen.

IV. Ethik (Integrität, Ehrlichkeit, keine Interessenkonflikte)

1. Ethik:

Alle Geschäftsaktivitäten sind mit Integrität, Ehrlichkeit und Transparenz durchzuführen und es ist zu vermeiden, sich an Handlungen zu beteiligen, die rechtswidrig, unethisch oder den Werten von RED widersprechen.

2. Interessenkonflikte:

Alle Interessenkonflikte sind offenzulegen und angemessen zu handhaben, und Situationen, in denen persönliche Interessen im Widerspruch zu den Interessen von RED, unseren Kunden oder Stakeholdern stehen könnten, sind zu vermeiden.

3. Anti-Korruption und Bestechung:

Bestechung, Korruption und unrechtmäßige Zahlungen in allen Geschäftsbeziehungen sind untersagt und werden nicht toleriert. Dies umfasst jegliche Handlungen, die Bestechungsgelder oder Kickbacks anbieten, anfordern oder akzeptieren, sei es direkt oder indirekt, von einer Einzelperson oder Unternehmen.

4. Fairer Wettbewerb:

Wir fördern fairen und offenen Wettbewerb auf dem Markt und beteiligen uns nicht an wettbewerbswidrigen Praktiken wie Preisabsprachen, Angebotsabsprachen, Marktaufteilung oder anderen Formen der Absprache.

5. Handelssanktionen:

Auftragnehmer müssen alle geltenden Gesetze und Vorschriften zu Handelssanktionen einhalten. Sie dürfen keine Waren oder Dienstleistungen von Personen, Einrichtungen, Organisationen oder Ländern erwerben oder anderweitig Handel treiben, die von geltenden Handelssanktionen betroffen sind.

6. Steuern:

Auftragnehmer müssen ihren steuerlichen Verpflichtungen nachkommen, dürfen nicht an oder zur Förderung rechtswidriger Steuerhinterziehung oder -betrug teilnehmen und dürfen sich nicht an Vereinbarungen beteiligen, die dazu führen könnten, dass ihre Mitarbeiter nicht angemessen besteuert werden.

V. Anti-Sklaverei und Menschenhandel

Jegliche Formen von Sklaverei und/oder Menschenhandel sind verboten, und wir werden keine Beteiligung an oder Unterstützung solcher Praktiken innerhalb unserer Betriebsabläufe oder Lieferketten tolerieren. Wir erwarten, dass sich auch alle unsere (potenziellen) Auftragnehmer dazu verpflichten.

VI. Fairer Umgang mit Mitarbeitern

Auftragnehmer müssen Mitarbeitern die bestmögliche Arbeitsumgebung bieten und sich daher zu den folgenden Grundsätzen verpflichten.

1. Gesundheit und Sicherheit:

Auftragnehmer sind dazu verpflichtet ihren Mitarbeitern, Auftragnehmern und Besuchern eine sichere und gesunde Arbeitsumgebung zu bieten. Zudem sind alle geltenden Gesundheits- und Sicherheitsgesetze und -vorschriften einzuhalten und Maßnahmen zur Verhinderung von Unfällen, Verletzungen und arbeitsbedingten Gefahren zu ergreifen.

2. Arbeitszeiten und Ruhepausen:

Auftragnehmer haben sicherzustellen, dass Arbeitszeiten angemessen und in Übereinstimmung mit geltenden Arbeitsgesetzen und -vorschriften sind. Es sind ausreichende Ruhepausen sowie Freizeit zu gewähren, um das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern und psychische sowie physische Überbelastung zu vermeiden.

3. Faire Löhne und Leistungen:

Arbeitnehmern sind faire Löhne und Leistungen, die die gesetzlichen Anforderungen und branchenüblichen Standards erfüllen oder übertreffen, zu gewähren. Auftragnehmer haben sicherzustellen, dass die Vergütung rechtzeitig und transparent erfolgt und dass Abzüge rechtmäßig und klar kommuniziert werden.

4. Nichtdiskriminierung:

Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Religion, Nationalität, Behinderung, Alter oder anderen geschützten Merkmalen sind untersagt.

5. Chancengleichheit:

Es sind gleiche Chancen für Beschäftigung und Aufstieg auf der Grundlage von Leistung, Fähigkeiten und Qualifikationen zu ermöglichen. Die Bevorzugung, Nepotismus oder jede Form von unfairer Behandlung bei Einstellung, Beförderung oder anderen Beschäftigungsentscheidungen sind zu vermeiden.

6. Vielfalt und Inklusion am Arbeitsplatz:

Der Auftragnehmer hat einen vielfältigen und inklusiven Arbeitsplatz, an dem sich Mitarbeiter aller Hintergründe willkommen, wertgeschätzt und ermächtigt fühlen, einen Beitrag zu leisten, zu fördern.

7. Ethik:

Ethisches Verhalten und Integrität in allen Arbeitsbereichen sind zu fördern. Unehrlichkeit, Betrug, Diebstahl oder jede andere unethische Verhaltensweise, die das Vertrauen und die Integrität am Arbeitsplatz untergräbt, sind zu verhindern.

8. Recht auf Arbeit:

Wenn die gesetzlichen Anforderungen von Mitarbeitern verlangen, vor Beginn der Beschäftigung eine Arbeitserlaubnis zu erlangen, ist sicherzustellen, dass diese gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.

9. Schriftlicher Vertrag für Mitarbeiter und Arbeiter:

Auftragnehmer müssen allen ihren Mitarbeitern und Arbeitern schriftliche Verträge in einer Sprache zur Verfügung stellen, die sie verstehen. Diese Verträge müssen die Beschäftigungsbedingungen klar festlegen, einschließlich Tätigkeitsbeschreibung, Gehalt, Arbeitszeiten und anderen Arbeitsbedingungen. Dies soll sicherstellen, dass alle Mitarbeiter von Anfang an vollständig über ihre Rechte und Pflichten informiert sind.

10. Versammlungs- und Tarifverhandlungsrechte:

Auftragnehmer sollen das Recht ihrer Mitarbeiter anerkennen, sich frei einer Gewerkschaft anzuschließen oder hiervon abzusehen. Dies umfasst ebenfalls die Entscheidung sich, Gewerkschaften anzuschließen und/oder Tarifverhandlungen einzugehen.

VII. Umweltverantwortung / Nachhaltigkeit

Auftragnehmer müssen die Einhaltung aller geltenden lokalen und nationalen Umweltgesetze und -vorschriften in allen operativen Ländern und Rechtsgebieten sicherstellen und ihre Geschäftstätigkeiten nach Branchen best practices und mit einem Fokus auf Verantwortung und Nachhaltigkeit führen.

In allen Fällen sollten Auftragnehmer Umweltrichtlinien und Managementsysteme vorweisen können, die ausreichen, um eine kontinuierliche Verbesserung der Nachhaltigkeit sicherzustellen.

Die potenziellen Umweltauswirkungen der täglichen Geschäftsentscheidungen sollten zusammen mit Möglichkeiten zur Erhaltung natürlicher Ressourcen, Quellenreduzierung, Materialrecycling und Umweltverschmutzungskontrolle berücksichtigt werden, um saubere Luft und Wasser sowie die Reduzierung von Deponieabfällen zu gewährleisten. RED

ermutigt seine Auftragnehmer, Umweltauswirkungen in den Bereichen Wasser, Abwasser, Energie, Treibhausgasemissionen, Abfall und Verpackung zu identifizieren, Ziele zu setzen und Aktionspläne zur Reduzierung dieser Auswirkungen umzusetzen.

VIII. Berichterstattung / Hinweisgebersystem

Auftragnehmer verpflichten sich, die folgenden Grundsätze in Bezug auf Berichterstattung oder Hinweisgebersystem einzuhalten:

1. Vertrauliche Berichterstattung:

Anliegen, Fehlverhalten oder Verstöße gegen Gesetze, Vorschriften oder Unternehmensrichtlinien sind über vertrauliche Kanäle zu melden.

2. Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen:

Vergeltung oder negative Maßnahmen gegen Personen, die Anliegen melden oder sich an Hinweisgebertätigkeiten beteiligen, sind zu verbieten.

3. Untersuchung und Reaktion:

Anliegen oder Fehlverhalten sind vom Auftragnehmer unverzüglich und gründlich zu untersuchen. Es sind angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um bestätigte Probleme anzugehen und ein Wiederauftreten zu verhindern.

4. Fairer Umgang:

Hinweisgeber sind während des Untersuchungsprozesses fair und unparteiisch zu behandeln. Sie sollten über den Fortschritt und das Ergebnis der Untersuchung informiert werden, soweit dies ohne Beeinträchtigung der Vertraulichkeit oder rechtlicher Überlegungen möglich ist.

5. Dokumentation und Aufzeichnung:

Alle Berichte über Anliegen oder Fehlverhalten sowie Untersuchungsergebnisse und ergriffene Maßnahmen sind gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften zu dokumentieren und aufzubewahren.

IX. Einhaltung dieses Verhaltenskodex

Auftragnehmer müssen diesen Verhaltenskodex überprüfen und akzeptieren, bevor sie Dienstleistungen für RED oder REDs Kunden erbringen. Sollte der Auftragnehmer nicht in der Lage sein, die oben genannten Bestimmungen einzuhalten, ist der Auftragnehmer verpflichtet, RED entsprechend zu informieren und die Gründe für die Nichteinhaltung anzugeben.

RED behält sich das Recht vor, Audits zur Überprüfung der Einhaltung des Verhaltenskodexes durch die Auftragnehmer durchzuführen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, RED bei den genannten Audits zu unterstützen.

Sollte der Auftragnehmer den in diesem Verhaltenskodex festgelegten Grundsätzen nicht nachkommen, behält sich RED das Recht vor, jegliche vertraglichen Beziehungen mit dem Auftragnehmer sofort zu beenden. RED behält sich zusätzlich das Recht vor, rechtliche Schritte einzuleiten, wenn dies angebracht ist.

X. Anerkennung

Der Auftragnehmer versichert, dass er sich an die in diesem Verhaltenskodex festgelegten Grundsätze halten wird. Darüber hinaus wird der Auftragnehmer sicherstellen, dass alle Mitarbeiter, Unterauftragnehmer oder sonstige Vertreter des Auftragnehmers diese Grundsätze einhalten.

Dieser Verhaltenskodex ist als lebendes Dokument zu behandeln, das bei Bedarf von RED iterativ verbessert werden kann.

XI. Anfragen

Alle Fragen in Bezug auf diesen Verhaltenskodex sind an das Rechts- und Compliance-Team von RED zu richten, das unter der folgenden E-Mail-Adresse kontaktiert werden kann: redlegal@redglobal.com